仕事においてとても重要な「タスク管理」。日々の業務を行き当たりばったりでこなしていませんか？そうすると、重要なことが抜けてしまったり納期が守れなかったりと時には人に迷惑をかけることも。この記事では主にチームでのタスク管理についてお話をします。マネージャーやチームリーダーの方はぜひ参考にしてください！
総合キャリアコーディネーター
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仕事に没頭して気付けば社会人も10年目を突破した30代。営業のトップセールス、マネージャー、人材コーディネーターなどを経験し、現在はwebマーケターとして日々奮闘中。仕事の傍らピアノや料理を趣味としています。あとはお酒が大好き！みなさんの悩みを解決できるような情報をお届けします。
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そもそもタスク管理って何？知っておきたい2種類のタスク
タスクは日本語で「課された仕事」や「課題」などと訳されますが、仕事のうえでは「最小単位の業務（作業）」のことを指します。次の２つを抑えておきます。
タスクの種類1.チームタスク
その名の通り、チームの仕事を共有して管理するものです。例えば、仕事の全体像をプランニングし、そのタスクを誰にどう割り当てるか、それぞれの進捗管理などが当てはまります。マネージャーやチームリーダーはこちらを管理することが能力として求められます。この記事では、このチームタスクについて詳しく書いていきます。
タスクの種類2.個人タスク
チームタスクで降りてきたタスクのことです。個人の進捗管理やスケジュール管理などが当てはまります。チームに共有する必要はあまりありませんが、マネージャーやチームリーダーはそれぞれを把握しているとベストです。個人タスクについては別の機会にお話させていただきます！
チームタスクの管理に必要な4つの条件
タスクには2種類あるという話をしましたが、ここからはチームタスクの管理について触れたいと思います。まずはタスク管理を実践する前に準備しておきたいことをお伝えします。これらを前提としておけば、あとは流れを掴むだけなので簡単ですよ！
全体のタスク量を判断できる
ここが一番大切と言っても過言ではありません！特にマネージャーやチームリーダーは、全体像を掴んでいる必要があります。そのために、まずは全体のタスクから細かいタスクを洗い出します。また、細かいタスクから大まかなスケジュール感を掴むこともできるので納期が切りやすくなりますよ。
チームメンバーがタスクと進捗を共有できる
次に、タスク内容やその進捗がチームメンバーと共有できるような仕組みやツールの準備ができているかを確認します。マネージャーやチームリーダーはもちろん、チーム全員がチームタスクの内容や進捗を把握する必要があるからです。責任感を持つということはもちろん、何か不具合があった時や進捗から遅れた時に誰がどこにサポートに入るかなどを全員が把握するためなどもあります。
多少の余裕がある
チームタスクをギリギリで組んでしまうと、トラブルが発生した時に対応ができなくなってしまいます。予期せぬ出来事はつきものなので、スケジュールと人員には余裕があるようにしましょう。例えば、マネージャーやチムリーダーは「手を動かすことはしない」ということを決めてしまえば、タスクが詰まってしまったり誰かが休んでしまった時でも調整することができます。チームタスクを遂行するには余裕を持つことが必要です。
タスク管理が負担ではない
そして、タスク管理をすることが大変にならないように！タスク管理だけで時間を使ってしまい業務ができない、ということがあったら本末転倒です。そのためのツール選びや、人選、余裕の持ち方などを工夫する必要があります。よくあるのが、進捗管理だけで1日が終了する、満足する、仕事を振るだけで半日かかってしまう、など。特にマネージャーやチームリーダーが陥りやすいので気を付けましょう。
タスク管理の基本の流れ5ステップ
それでは、ここからタスク管理の流れを見ていきます。ここでは、主にチームタスクについて触れていきます。あなたがマネージャーやチームリーダーの場合は、今からお話するタスク管理の流れをしっかり掴めばプロジェクトをスムーズに進めることができますよ。
ステップ1.チームタスクの管理メンバーを決める
まずは、管理するメンバーを一人もしくは二人決めます。マネージャーやチームリーダーが担うことが多いと思いますが、必要に応じて変更することも効果的です。業務量や能力に応じて振るのがおすすめです。場合によっては、立候補などでも良いかもしれません。初めて管理メンバーを任せる人には必ず経験のある人（またはマネージャーやチームリーダー）をサポートに入れます。誰にどのように任せるかでプロジェクトの明暗が分かれると言っても過言ではありません！
管理メンバーの役割は、主に進捗管理とスケジューリングです。進捗を確認して、遅れていたらどのように取り戻すかを考え、予定よりスムーズに進んでいる場合は進捗が遅れているタスクにサポートに入ってもらったりとプロジェクトを納期通りに完了できるように指揮を執ります。
ステップ2.スケジューリングと担当者を決める
次に、全体のスケジュールを引きます。「チームタスク管理に必要な条件」の最初にお伝えしました「全体のタスク量を判断する」ことがここで役に立ちます。どれだけの人員でどの程度のタスク量があるのかを見て、スケジュールを決めるとその後がスムーズにいきます。スケジュールはまず最終納期から切るのがベストです。その時に、余裕のないスケジューリングはNGです。
担当者は、管理メンバーを決める時と同様、適材適所で決定していきます。得意な分野は人によって違いますので、どのタスクに誰が良いかを決めましょう。また、得意ではないけど「このタスクをやりたい！」というメンバーの意見はなるべく聞いてあげると経験にもなる可能性があります。その時は管理メンバーもしくは上長がサポート、確認に入るようにするとなお良いです。
ステップ3.適切なタスクを作る
次に、タスクを作成します。冒頭でも説明した通り、タスクとは「最小単位の業務」です。細かく具体的なタスクを作ります。
「適切なタスク」の条件は以下になります。
- ①細分化されている
- ②方法が具体的
- ③締め切りが明確
- ④担当者が明確
- ⑤完了の定義が明確
例えば「プレゼン資料を作る」ではタスクにはなりません。これを「適切なタスク」の条件に当てはめて作ってみます。
①●●さんが10/10(木)までに昨年の資料からサービス利用者層について年齢層別の人数をエクセルに作表して▲▲さんに報告
②▲▲さんが10/15(月)までに年齢者層の人数をエクセル上で円グラフにする
③◆◆さんが、エクセルの円グラフを用いてサービス利用者層の考察をパワーポイントに500字以内でコメントする
ちょっと細かすぎるかもしれませんが「これやっといて」と伝えた結果、思っていたのと違う成果が出てしまい「こうじゃないよ…」となったことは誰しもあるはずです。でも多くの場合は「タスクが適切ではなかった」ことが原因かもしれません。
ここは少し大変ですがタスクを切っていき、そしてこれが繋がった時にプロジェクトが成功していること（最終的なゴール）をイメージしてみるとやる気が出てきますよ！
ステップ4.適切な管理ツールを選ぶ
タスク管理に欠かせないのが「ツール」です。さきほどのように作ったタスクを納期ややり方まで頭の中に入れられる人はいません。特にチームタスクは、最初にお話したようにメンバー間での共有が必要となります。それらが叶うツールということはもちろん、チームに合った使いやすいツールを選びましょう。こちらについては後ほど詳しくお話します。
ステップ5.プロジェクト終了後の学習と引き継ぎ
プロジェクト終了後は完了した達成感があるかもしれません。しかし、必ず「振り返り」をします。振り返りは次の3つを中心にしてみると良いかもしれません。
①良かったこと、できたこと
②悪かったこと、できなかったこと
③次に繋げる改善点
特に大切なのは③です。次プロジェクトを進める時に、必ず前回よりも良い結果が出せるように細かく洗い出すことが大切です。また、チームのモチベーションアップのためにも②よりも①がたくさん出る方が良いですね。雰囲気の良いチーム作りにも繋がります。
おすすめのタスク管理ツール3選
最後に、おすすめのタスク管理ツールを紹介します。
アナログなタスク管理
実は一番使われているかもしれないアナログな方法。おすすめは、付箋と壁でタスクをわけていく方法。
付箋にタスクを書いて「ToDo（やること）」「Doing（作業中）」「Done（完了）」の3つにわけていくというものです。自由度が高いので、ここから企業やチームによってやりやすいやり方を作っていくと良いでしょう。
Trello（トレロ）
さきほどのアナログな付箋をweb上で実施するイメージです。直観的なデザインで誰でも簡単に使うことができます。ブラウザからもアプリからも利用できるので、いつでもどこからでも利用可能です。チームでの共有や担当者管理などもできます。無料版もあるので一度個人タスクなどで使ってみてはどうでしょうか？
Backlog（バックログ）
エンジニアが使っている印象ですが「チームで働く人すべてに」向けた管理ツールです。こちらも「未処理」「処理中」「処理済み」のフェーズにわけてタスク管理をすることができます。担当者からガントチャートまでが見える化されているので、見た目にもわかりやすく直感的に使えます。
監修者「you」のまとめ
チームのタスク管理はプロジェクトによっては数も膨大になりますよね。うっかりしてしまうと抜け漏れが多発したり納期が遅れたりとうまくいかなくなります。最悪の場合チームの雰囲気が険悪になることも…。でもちょっとの準備やコツで上手くいくので、ぜひ参考にしてみてください！
